Ingen sender deg en faktura for de tjue minuttene som forsvinner hver morgen. Derfor ser du dem aldri. Men gang dem med antall ansatte og antall dager i året, og det lille tallet blir plutselig en heltidsstilling.
Repetitivt arbeid er lumsk fordi hver enkelt oppgave er for liten til å bry seg om. Det er summen som gjør vondt, og summen ser du bare hvis du regner på den.
Regnestykket ingen gjør
Ta en oppgave som gjentar seg: manuell fakturasjekk, kopiering mellom systemer, samme e-post om og om igjen. Gang tiden den tar med hvor ofte den skjer, og med hvor mange som gjør den.
- 15 minutter om dagen høres lite ut.
- Men det er drøyt 60 timer i året, per person.
- For fem personer er det over 300 timer, eller nesten to måneders arbeid.
Ingen sender deg en faktura for tjue tapte minutter. Det er derfor de får lov til å fortsette.
Hva du bør automatisere først
Ikke start med det mest avanserte. Start med det som er hyppig, likt hver gang, og irriterende. Hyppig fordi da lønner det seg raskt. Likt fordi da er det enkelt å automatisere. Irriterende fordi da får du folk med deg.
Lag en enkel liste over oppgavene teamet gjør på autopilot, sett tid og hyppighet ved siden av hver, og sorter etter total tid. Øverst på lista ligger nesten alltid noe kjedelig og mekanisk, akkurat det en maskin gjør best.
Du trenger ikke automatisere alt. Du trenger å ta de tre-fire tingene som spiser mest tid, og gi timene tilbake til folk som heller skulle gjort noe som faktisk krever dem.
